Het is nu van essentieel belang om als bedrijf digitaal te zijn. Daar horen ook digitale archieven bij, en digitale werkplaatsen en project management tools. Ook kan er zo veel gebeuren via de cloud. Sommige bedrijven vinden het echter nog lastig om de overstap te maken. Zij hebben dan wat hulp nodig om hun digitale transformatie te ondergaan. Veel bedrijven hebben bijvoorbeeld nog hele archiefkasten staan met formulieren, facturen, en andere belangrijke bedrijfsinformatie. In plaats van dit gelijk online te regelen, printen ze het uit en doen ze het in de map. Veelal is dit omdat ze nog geen oplossing hebben gevonden die het opslaan van deze informatie makkelijk maakt. Daarvoor is nu de VDR.
Wat is het?
VDR staat voor Virtual DataRoom. De naam legt eigenlijk al een beetje uit waar het voor bedoeld is: voor het digitaal (virtueel) opslaan van belangrijke data. En die data kan variëren van Analytics-data tot facturen voor klanten. Echt werkelijk alles kan erin opgeslagen worden. Daarnaast beschikt een virtuele dataroom ook over projectruimtes. Werknemers en externe partijen kunnen aan deze projectruimtes worden toegevoegd om projectmatig te werken. Je kunt met elkaar chatten en je hebt je eigen unieke ruimte waar anderen niet zomaar bijkunnen. Vandaar het woord ‘room’ dat verwerkt zit in VDR.
Handig
Het is handig om alles zo bij elkaar te hebben. Het maakt het opvragen van de data veel makkelijker. In plaats van dat je in archiefkasten moet gaan graven, hoef je in de VDR alleen maar een zoekopdracht uit te voeren. Daarnaast is het heel veilig om data op deze manier op te slaan, veiliger dan bijvoorbeeld een Google Drive. Ook heb je veel meer zicht op wie er aan een project werkt en wanneer. Je kunt gemakkelijk contact opnemen met bepaalde partijen die met het project te maken hebben via een virtuele dataroom. En ook belangrijk: VDRs zijn heel makkelijk in gebruik. Een kind kan de was doen.
Wat nog meer?
Dat is niet het enige. Het is ook handig om een VDR te gebruiken bij overname door andere bedrijven. Zij kunnen dan het financiële deel inzien van het bedrijf voordat ze het overnemen. Er zijn zelfs verschillende virtuele datarooms voor verschillende branches. Elke branche werkt natuurlijk op een andere manier. Er zijn VDRs voor bijvoorbeeld accountants, makelaars, en andere branches. Zo zullen ook de projectruimtes verschillen per branche. Heel aanpasbaar dus, en heel handig. Dus wat betreft jouw bedrijf, ben je al om?