Blog

Een vergaderruimte huren, waar let je op?

Het wordt steeds populairder, het huren van een vergaderruimte. Dit doen mensen bijvoorbeeld omdat erin het bedrijf zelf geen goede vergaderzaal is. Maar het kan ook zijn omdat het bedrijf niet gestoord wil worden, omdat er een centrale locatie wordt gezocht of om meer inspiratie op te doen in een onbekende ruimte. Maar waar let je nou allemaal op?

De mensen

Als eerste is het belangrijk om na te gaan hoeveel mensen er komen. Zo weet je hoe groot de ruimte moet zijn die je gaat huren en hoeveel zitplaatsen er moeten zijn. Het is belangrijk om rekening te houden met dat de ruimte niet al te groot moet zijn. Dit maakt het onpersoonlijk en erg formeel.

Daarnaast moet je research doen waar de mensen vandaan komen. Het is natuurlijk wel zo handig om een centraal punt te zoeken. Als je een vergadering hebt met verschillende vestigingen van een bedrijf kunnen de mensen echt van alle kanten komen. Ga na of de locatie goed te bereiken is met het openbaar vervoer en of er genoeg parkeerplaatsen zijn zodat mensen de gelegenheid hebben om met de auto te komen. Wees van tevoren ook duidelijk over de reisvergoeding. Als laatste: wie komen er? Wordt het een vergadering met het vaste personeel en kan de vergadering er informeel uit gaan zien? Of wordt het een vergadering met je bazen en moet de vergadering er formeel uit gaan zien?

De functie van je vergadering

Vergaderen kan allerlei verschillende functies hebben. Het kan zijn om een presentatie te geven, om een evenement of vooruitgang te analyseren, een brainstormsessie, ga zo maar door. Het is belangrijk om hier van tevoren naar te kijken zodat je weet wat voor zaal je precies wil. Bijvoorbeeld: de grootte. Als er teamactiviteiten gaan plaatsvinden is een grotere ruimte natuurlijk erg fijn. Als er gepresenteerd gaat worden bij voorbeeld brainstormsessies, moet je van tevoren rekening houden met een juiste opstelling hiervoor. Dit zijn allemaal kleine dingen die je snel vergeet bij het huren van een ruimte.

Locatie

Zoals er al eerder vermeld werd, is de locatie misschien wel het belangrijkste. Er zijn verschillende locaties die al razend populair zijn. Vergaderlocatie Amsterdam wordt veel aangeraden. Dit is een centrale plek en makkelijk bereikbaar voor vele. Het is ongeveer in het midden van het land en de locatie zit dicht langs de snelweg. Hou er ook rekening mee dat als je van plan bent dagen achter elkaar te vergaderen, het handig is om van tevoren te kijken naar overnachtingsmogelijkheden. Vergaderlocatie Amsterdam is en blijft een aanrader.

Geef een reactie